绩效管理过程中的沟通技巧
  在绩效管理沟通过程中,各级管理者最困惑的就是在于员工对上司的绩效沟通不配合,那么如何掌握绩效管理过程中的沟通技巧呢?详情请参阅以下内容:
  
  绩效管理作为一个兼顾过程与结果的管理工具,往往被大家关注的只是绩效考核一个点,而绩效管理真正的关键是在于融于绩效管理全过程的一个核心词:沟通。
  
  一、绩效沟通的方式有哪些?
  
  绩效沟通的方式可按照沟通内容、沟通对象、沟通前后的背景等情况灵活选择。
  
  (一)从绩效管理的阶段来分可有以下几种:
  
  1、绩效计划沟通:即在绩效管理初期,上级主管与下属就本管理期内(如当月、季度等阶段)绩效计划的目标和内容,以及实现目标的措施、步骤和方法所进行的沟通交流,以达到在双方共识的基础上顺利高效开展工作的目的。
  
  2、绩效指导沟通:即在绩效管理活动的过程中,根据下属在工作中的实际表现,主管与下属围绕下属工作态度、流程与标准、工作方法等方面进行沟通指导,以达到及时肯定或及时纠正引导的目的。
  
  3、绩效考评沟通:即对员工在某绩效管理期间的综合工作表现和工作业绩等方面所进行的全面的回顾、总结和评估的沟通、交流与反馈,将考评结果及相关信息反馈给员工本人,通常以绩效面谈的形式来进行。
  
  4、绩效改进沟通:通常是主管针对下属在某个绩效考核期间存在的不足指出改进指导建议后,随时对改进情况进行交流评价、辅导提升。此沟通可在绩效管理过程中随时进行,也可以在月末绩效考评时进行。
  
  (二)从绩效沟通和月度绩效面谈所采用的形式来分可以有以下几种:
  
  1、单向指导型沟通(或面谈):又称劝导式面谈
  
  此种沟通方式适用于参与意识不强的下属,对于改进员工行为和表现,效果是十分突出的。此沟通方式的缺点由于是单向性面谈,缺乏双向的交流和沟通,容易堵塞上下级之间的言路,难以给下属申诉的机会,使沟通渠道受阻,因此使用这种方式要求主管人员具备劝说员工改变自我的能力,并且能够熟练运用各种激励下属的模式和方法。
  
  2、双向倾听式沟通(或面谈):
  
  此种沟通方式比较常用也是建议都能采用的。它可以为下属提供一次参与考评以及与上级主管进行交流的机会,也可以在员工受到挫折时鼓励其寻找原因和改进方法,减少或消除员工的不良情绪。但此方式要注意不能忘记在沟通共识后向被考评者提出下一步工作改进的具体目标,确保能对其工作的改进带来一定程度的帮助。
  
  3、解决问题式沟通(或面谈):
  
  此种沟通方式的优点是通过沟通,及时对员工所遇到的困难、需求、工作满意度等各种问题,进行及时关注与反馈,并能逐一进行剖析,以达成共识,从而促进员工的成长和发展。此类沟通具有一定的难度,需要主管人员(考评者)能参加相关的培训,以提高考评者的管理技巧和水平。
  
  4、综合式绩效沟通(或面谈):
  
  此种沟通方式是上述三种方式的合理组合,在绩效管理阶段末进行总结反馈时常用也是建议各位同事能熟练掌握的一个沟通技巧。
  
  注意:不管采取了哪种或多么有效的绩效沟通(面谈)形式,为了使员工工作绩效达到要求以及得到提升,还必须根据部门的实际情况、公司的实际情况采取相应的配套措施。
  
  上面提到沟通方式的都是在工作开展过程中,在工作场所里进行的正式沟通交流,为了使管理氛围更轻松、同时减少上下级之间的绩效沟通紧张等因素,建议各级管理者在上述绩效管理过程中可采用正式沟通(如阶段绩效管理总结面谈)与非正式沟通(如绩效改进沟通、解决问题式沟通等),让上下级在非工作场所进行更真实的交流,如一起在运动(打球、健身等)中、一起在工作之余聚餐上、一起进行娱乐(KTV等)后等非工作场所,这样绩效沟通达到的效果不但可以达到预期的目的,还可以更好的融洽和增进上下级之间的关系。建议各位同事能结合本部门实际情况来进行尝试。
  
  二、绩效沟通常用的方法和技巧介绍
  
  对于常用的正式的绩效沟通,应该掌握和注意以下技巧:
  
  1、先要作好绩效沟通或面谈的准备,充分站在员工或下属的立场上关注以下步骤:
  
  (1)通知下属沟通讨论的内容、步骤和时间:
  
  这一点要先让员工作好充分的准备,以便能充分沟通面谈机会阐述自己的想法、困惑、需要的支持等,从而在倾听的过程中也能获取更多的核实信息。
  
  (2)选择、营造一个和谐轻松的气氛:
  
  这一点要考虑员工当天的工作状态、情绪表现等,选择好时间、地点,沟通的座位安排切忌你和员工面对面正视(距离太近或太远)、你高他低(你高高在上让员工不能正常平视),这样会给员工造成一种被审问的压抑感觉。
  
  (3)准备以下沟通内容和资料
  
  1.阅读了解考核初期与员工一起设定的工作目标
  
  2.对照员工的自我评价检查其每项目标完成的情况
  
  3.从下属的同事,下属,客户,供应商搜集关于本下属工作表现的情况
  
  4.对于高分和低分的方面要搜集翔实的资料、关键事件等
  
  5.整理该下属的表扬信,感谢信,投诉信等资料
  
  2、绩效沟通或面谈过程开始以及进行中,要能以员工为中心关注以下步骤:
  
  (1)根据下属每项绩效(工作)计划目标来考核完成的情况
  
  这一点是要让员工对照自我月度(或阶段)考核的目标内容进行自我评价,先倾听,适当的时候进行确认询问并做好记录。等员工自我评述完毕后,在逐项进行点评,告知你对其完成情况的评价与结论,并能运用关键事件进行说明讲解,避免主观臆断。
  
  (2)分析未完成工作内容成功和失败的原因
  
  这一点非常关键,重点是和员工一起分析总结原因,寻找改进方法。此环节也是重点引导员工思考,而避免灌输式分析让员工无法全面领会和接受。
  
  (3)评价工作能力上的强项和有待改进的方面
  
  这一点要肯定员工的长处和强项,并启发引导他如何在这方面多努力,来弥补自身的不足。同时指导员工在有待改进的方面自己作好记录,并能对照建议完成改进提升。
  
  (4)交流探讨改进提升方案
  
  这一点是绩效沟通的关键,评价、总结、回顾、考核都是要帮助员工在下一步能知道自己在哪方面(技能、态度、方法等)进行改进提升,作为上司你如何帮助下属找到提升和改进的方法,你能给予他什么支持等。并要向下属明确你会随时关注他、随时可以给他支持和辅导。
  
  在正式沟通的过程中,要时刻鼓励员工,认可他的岗位对部门、对公司和重要,你也要让员工了解公司下一阶段的工作目标和重点是什么,反复明确本部门的职责和任务是什么、下一阶段对应公司目标的工作重点是什么,告知员工的岗位和工作对部门的重要性,使员工能得到认可和归属。
  
  三、当下属对你的绩效沟通不配合怎么办?
  
  在绩效管理沟通过程中,各级管理者最困惑的就是在于员工对上司的绩效沟通不配合,总结分析主要有以下原因:1.下属觉得你的考核结果不公正不客观;2.你没有在平时积累第一手的事实依据而在沟通时提供关键事件来说服;3.你不能为下属提供改善的建议;4.下属没有能力改变的行为或者没有信心;5.下属有情绪同时不愿意接受你所建议的方法或接受你的反馈。
  
  对于上述绩效沟通下属不配合的情况,我们应该怎么做?
  
  首先我们要了解自己的下属属于哪种类型,之后再采取对应的沟通方式和方法。我们常把员工分为以下四种类型:
  
  1、好的工作业绩+好的工作态度=贡献型
  
  2、好的工作业绩+差的工作态度=冲锋型
  
  3、差的工作业绩+好的工作态度=安分型
  
  4、差的工作业绩+差的工作态度=堕落型
  
  作为上司,我们在绩效管理沟通或绩效考核面谈时,要根据员工的不同特点采用不同的面谈方法,具体分析和建议如下:
  
  (1)贡献型:要对这类员工提出更高的目标和要求。因为这类员工是创造良好团队业绩的主力军,是最需要维护和保留的。
  
  (2)冲锋型:要对这类员工保持经常的沟通、辅导、关注与交流。因为这类员工容易在工作情绪上忽冷忽热,态度上时好时坏。
  
  (3)安分型:对这类员工要把制订明确严格的绩效改进计划作为面谈重点,不能因为态度好代替工作业绩不好。因为这类员工虽然态度不错,工作兢兢业业,可是工作业绩上不去。
  
  (4)堕落型:对这类员工要重申工作目标,澄清下属对工作成果的看法。
  
  了解了员工类型后,在绩效沟通前非正式的情形下给予员工一些鼓励性的正面的反馈,比如你要让下属知道他的表现达到或超过你对他的期望;你要让下属知道他的表现和贡献得到了你或者是同事的认可等等。给予员工非正式的正面的反馈要求作为上司要真诚、具体,要能具体地说明下属在表现上的良好细节,反映了下属哪方面的优秀的品质,这些表现所带来的好的结果和影响等。
  
  当员工情绪有所缓和或可以配合沟通面谈,则可按照上面介绍的沟通技巧选择的进行,但要时刻记住作为上司你要表示对他的支持和信任,鼓励并让下属提出解决问题的方法,耐心的倾听员工陈述,适时的引导并以善意的态度帮助员工指出问题所在,同时注意措辞的技巧,如:1.学会把事情理性化:在这项工作上上,我们还有一些地方未完成而需要在最短的时间内完成;2.学会使用“我”来代替“你”:“你搞错了”改为“我看得出这是因为沟通上出现了问题”,把“你没有听清”改为“我没有讲清楚”等等;3.学会负起责任:把“我不能”该为“我并没有权力,但某某或许可以帮助我们”等。
  
  如果想让任何员工在绩效管理过程中都能愿意积极主动的和你配合,其实作为管理者本身有很多可以改进的地方,这里和大家分享一下:管理者的个人素质、管理者的管理风格、管理者对业务的精熟程度、管理者对员工的了解、管理者与员工的关系、是否掌握了先进科学的管理的方法、除工作以外的个人魅力等等,都是各级管理者随时需要锻炼的“内功”。
  
  作为部门的负责人,你还可以在部门以下方面进行改进,来带动和影响员工的积极性:部门内的组织气氛、部门内的人员配置、部门内工作的方式、部门工作的重点及先后顺序、部门与相关部门的关系、部门的形象、部门占有的资源等。
  
  对于员工的关心,各级管理者和部门负责人还可以在以下方面进行改进,来提升员工的凝聚力和积极性:美化和调整员工的工作环境、提升员工的被认可的程度、提升训练员工的工作技能、改善员工的工作方法及习惯、修正引导员工对待工作的态度、提升员工的需求被满足程度、协助引导员工进行个人职业发展与规划、协调员工之间的配合程度等等。
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